Da die Arbeitnehmer*innen von heute Flexibilität und Ausgeglichenheit erwarten, könnte es einen Aufschrei geben, wenn sie aufgefordert werden, jeden Tag ins Büro zu kommen. Genau das ist passiert, als JP Morgan von seinen Geschäftsführern verlangte, dass sie fünf Tage in der Woche zur Arbeit kommen. Anderen Unternehmen, darunter Tesla, erging es ähnlich.
Dennoch schätzen viele Arbeitnehmer*innen die Möglichkeit, sich gelegentlich persönlich zu treffen. Daher gewinnt das Modell des hybriden Arbeitsplatzes immer mehr an Fahrt. Um diese Vereinbarungen effektiv zu gestalten, müssen Unternehmen die Erwartungen ihrer Beschäftigten berücksichtigen und eine Atmosphäre der Zusammenarbeit schaffen. Sie müssen die Kosten und die Rolle der Daten bewerten. Außerdem müssen sie ein System einrichten, das eine kontinuierliche Kommunikation und geeignete Besprechungsstrukturen fördert, damit alle auf dem Laufenden bleiben.
Berücksichtige diese Best Practices, um hybride Arbeit in der heutigen Umgebung zu bewältigen:
Verstehe deine Nische
Bestimmte Branchen, die persönliche Interaktionen erfordern, sind möglicherweise nicht optimal für hybride Arbeitsformen geeignet. Im Baugewerbe, in der Fertigung, in Restaurants, im Theater und im Gastgewerbe muss man in der Regel persönlich anwesend sein, um arbeiten zu können. In Branchen, in denen viele Aufgaben digital erledigt werden können, stellt sich die Frage, inwieweit die Arbeit aus der Ferne erfolgen soll. Die Befragung der Beschäftigten und Brainstorming-Sitzungen können wertvolle Erkenntnisse liefern.
Kenne die anfallenden Kosten
Während für die Arbeit vor Ort Büroräume angemietet oder gekauft werden müssen, müssen die Unternehmen für Fernarbeitskräfte die richtige Ausstattung bereitstellen. Dazu gehören Sicherheitsfunktionen und stabile Internetverbindungen sowie Computer und Kameras für Online-Meetings. Wenn regelmäßige persönliche Treffen stattfinden, können weitere Kosten für Konferenzräume und Erfrischungen anfallen.
Bei den Daten gibt es eine Verlagerung hin zu dezentralen Systemen, die mit Vorlaufkosten verbunden sind. Bei dezentralen Datenarchitekturen werden die Daten nicht in einem einzigen, zentral verwalteten System konsolidiert. Bei dezentralen Systemen verwalten die Bereiche ihre eigenen Daten und machen sie dem Rest der Organisation zugänglich.
Für Unternehmen, die vor Ort arbeiten, ist es wichtig, die Migrationskosten und mögliche Förderungen zu prüfen. Für Start-ups oder Unternehmen, die keine Altsysteme haben, könnte eine zentralisierte Cloud-Lösung sinnvoll sein. Diese Option senkt die Anfangskosten und nutzt ein Pay-as-you-consume-Modell, wodurch die Investitionskosten reduziert werden. Ein zentrales Management mit einem dezentralen Betriebsmodell könnte für Effizienz sorgen, ohne große finanzielle Verpflichtungen einzugehen.
Schaffe solide Strukturen für Meetings
Um sicherzustellen, dass sowohl persönliche als auch entfernte Arbeitskräfte an den Diskussionen teilnehmen, ist eine organisierte Struktur und Cadences für die Treffen unerlässlich. Die Vorgesetzten wollen sicherstellen, dass die Informationen in die richtigen Kanäle fließen. Wenn zum Beispiel die Beschäftigten vor Ort in der Pause gemeinsam einen Kaffee trinken, können sie ein Problem besprechen und sich darauf einigen, wie es zu lösen ist. Wenn Fernarbeitskräfte nicht in das Gespräch einbezogen werden, kann es sein, dass sie die Entscheidung nicht mitbekommen. Um Missverständnisse zu vermeiden, könnten Manager*innen regelmäßige Besprechungen nach einem festen Zeitplan abhalten, mit einer Tagesordnung und den richtigen Instrumenten, um alle auf dem Laufenden zu halten und gut zu informieren.
Suche nach Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung
Wenn es um die Gestaltung dynamischer, erfolgreicher und effizienter hybrider Arbeitsumgebungen geht, spielen drei wesentliche Elemente eine entscheidende Rolle: Datengenauigkeit, Datenverfügbarkeit und die richtige Kombination von Arbeits- und Kommunikationsmitteln. Die Genauigkeit der Daten hängt von gut strukturierten Arbeitsabläufen ab. Datenverfügbarkeit bedeutet, dass die richtigen Daten den richtigen Personen zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. Idealerweise sollten die Informationen bereits vor Beginn einer Sitzung kontinuierlich an das Team weitergegeben werden, damit es während der Sitzung nicht mit mehreren Bildschirmfreigaben und verschiedenen Datenblöcken jonglieren muss. Nach der Besprechung können Daten aus Tools wie Whiteboards oder Mindmapping-Programmen sofort in das Betriebssystem übertragen werden, um die Effizienz zu steigern.
Kommuniziere individuell mit den Mitarbeiter*innen
Im Großen und Ganzen ziehen es Fernarbeitskräfte vor, nicht stark beaufsichtigt zu werden. Sie sehnen sich wahrscheinlich nach Freiheit und der Möglichkeit, ihre Arbeit zu bestimmten Zeiten zu erledigen. Das gibt ihnen ein Gefühl der Freiheit und stellt die Ergebnisse in den Mittelpunkt der Arbeit.
Dennoch kann es sinnvoll sein, regelmäßig zu überprüfen, wie die Teammitglieder ihre Aufgaben bewältigen. Die Führungskräfte müssen regelmäßig mit den Beschäftigten kommunizieren, um etwaige Bedenken anzusprechen. Sich nach dem Wohlbefinden der Teammitglieder zu erkundigen und auf ihre Bedürfnisse einzugehen, könnte ebenfalls hilfreich sein.
Ob hybride Arbeitsformen effektiv sind, hängt vor allem von der Unterstützung der Teammitglieder ab. Wenn die Mitarbeiter*innen das Gefühl haben, dass sie einen Zeitplan aufstellen können, der ihnen die gewünschte Ausgewogenheit bietet, kann die Vereinbarung ein Gewinn für beide Seiten sein. Die Arbeitnehmer*innen haben die Flexibilität, die sie sich wünschen, und die Unternehmen die Ergebnisse, die sie brauchen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Die Rolle von KI und dem Faktor Mensch
Künstliche Intelligenz (KI) hat ein immenses Potenzial für die Optimierung von Meetings in hybriden Arbeitsbereichen. KI-Tools können diese Besprechungen analysieren, Erkenntnisse über die Effizienz liefern und sogar die Relevanz der Teilnehmer*innen erkennen, um sicherzustellen, dass die Zeit jedes Einzelnen respektiert und optimal genutzt wird.
Während KI die Produktivität in hybriden Arbeitsumgebungen verbessern kann, sind die Mitarbeiter*innen selbst die eigentlichen Katalysatoren. Sie sind die menschlichen Berührungspunkte, die für eine reibungslose Zusammenarbeit, eine optimale Nutzung von Tools und eine effektive Datennutzung sorgen. Diese Integration von Technologie und menschlichen Elementen wird den zukünftigen Geschäftserfolg in einer zunehmend digitalen Welt bestimmen.
