A transformação digital pode ser difícil—nós a facilitamos

A implementação de novas tecnologias é difícil para todos. Não importa se a sua equipe é pequena, com recursos limitados, ou se tem um quadro completo de funcionários, o processo é perturbador, complexo e demorado. Os líderes digitais precisam equilibrar as necessidades do projeto com as demandas contínuas da administração de uma empresa. Os desafios com o alinhamento multifuncional, a prontidão organizacional e as mudanças nas prioridades comerciais podem prejudicar os planos de projeto mais meticulosos, acrescentando riscos ao escopo, ao cronograma e aos custos.

A realidade é que os negócios são dinâmicos e impulsionados por uma infinidade de fatores que afetam as prioridades e o financiamento. Ao longo do ciclo de vida de um projeto complexo, é natural que as partes interessadas queiram fazer mudanças nas estratégias e táticas para acomodar novas prioridades. Como parceiro de transformação digital de algumas das mais importantes empresas do mundo, desenvolvemos um plano estratégico que deve ser colocado em prática antes do lançamento de um grande projeto. Essas etapas ajudam nossos clientes a administrarem as necessidades comerciais e a lançarem projetos complexos com sucesso.

4 passos fundamentais para preparar seus planos de projeto para o futuro

A melhor maneira de preparar o seu plano de projeto para o futuro é garantir que o seu roteiro de tecnologia esteja alinhado com a visão e a estratégia de longo prazo da sua empresa e que haja um sólido alinhamento das partes interessadas. Antes de dar início a um projeto complexo, determine onde ele se encaixa em sua estratégia comercial de forma mais ampla.

1. Estabeleça um alinhamento multifuncional sobre a visão de longo prazo. O objetivo dessas conversas, ou workshops, é articular os conceitos em nível de visão de onde você quer estar como empresa - o que você quer fazer, como quer aparecer para seus clientes e o que quer realizar como negócio.
2. Priorize e alinhe as metas de negócios. O objetivo disso é analisar o que FAZER AGORA, FAZER A SEGUIR e o estado FUTURO. Você precisará dos stakeholders de negócios e de tecnologia presentes com você.
3. Crie um roteiro de tecnologia para viabilizar sua estratégia de negócios. Isso ajudará suas equipes a entenderem os facilitadores que precisam ser implementados para executar a estratégia com sucesso. Nesse estágio, talvez seja necessário mudar as prioridades. Por exemplo, se um cliente quiser lançar um programa de fidelidade, mas tiver dados díspares em vários sistemas, ele provavelmente não obterá o que precisa de um programa de fidelidade, a menos que estabeleça primeiro uma solução de dados. Nesse caso, uma mudança no roadmap de tecnologia ajuda a empresa a obter mais de sua implementação de fidelidade.
4. Defina e documente os principais requisitos comerciais. Isso é fundamental para garantir que os stakeholders da empresa saibam o que será entregue na fase de execução. Se esses requisitos forem claramente definidos e bem documentados, você evitará surpresas, decepções e frustrações mais tarde no projeto. Documentando os requisitos, você também identificará as lacunas no seu plano ou as decisões que precisam ser tomadas, gerando discussões importantes e alinhamento antecipado.

Começar seu projeto dessa forma cria uma base sólida, articulando um norte claro para alinhar os participantes da empresa ALÉM DE um caminho realista para chegar lá.

Durante a implementação: Gerenciamento de escopo

Um dos desafios encontrados pelas empresas durante a fase de execução é o gerenciamento do escopo do projeto. Apesar do alinhamento inicial sobre a visão, as prioridades e o escopo, as partes interessadas terão novas solicitações e requisitos quando o desempenho dos negócios ou do mercado mudar.

Esses são alguns desafios comuns que ocorrem durante as implementações:

• As partes interessadas têm mais perspectiva e começam a questionar o escopo e os recursos da maneira como foram escritos.
• Os desafios comerciais geram solicitações de inclusão de requisitos ou aprimoramentos no escopo original.
• As partes interessadas veem limitações no escopo existente e querem remediar isso acrescentando requisitos adicionais para abranger novas ideias ou necessidades comerciais.

Se o seu gerente de projeto aceitar solicitações de mudanças significativas ou novos requisitos, o cronograma e os custos aumentarão muito. E, com atrasos no cronograma, esse ciclo pode se repetir.

Seus gerentes de programa e de projeto devem trabalhar em conjunto com a liderança do projeto para avaliar essas novas solicitações e determinar o que deve ser incorporado sem afetar o cronograma ou o custo do projeto. É nesse ponto que a liderança do projeto se torna fundamental.

Então, como evitar que seu projeto saia dos trilhos?

Estabeleça a governança do projeto

1. Steerco e processo de governança. Nós aconselhamos os clientes a estabelecerem funções-chave, uma cadência de reuniões do steerco e processos para garantir que as partes interessadas estejam alinhadas quanto a decisões, riscos e prioridades durante todo o projeto. O steerco se reunirá regularmente e trabalhará em conjunto para mitigar os problemas antes que eles se agravem, identificar as decisões que precisam ser tomadas e solucionar problemas em áreas que exigem mais investigação.
2. Prepare a empresa para a mudança. Recomendamos incluir a gestão de mudanças desde o início do projeto para garantir que as equipes estejam prontas para as mudanças que estão por vir e saibam qual é o seu papel no sucesso do projeto. Isso também identificará os processos que devem ser definidos para um lançamento perfeito e para o sucesso pós-projeto. Esse trabalho ajuda a sua equipe a evitar surpresas e frustrações no final do projeto.

Em nossa experiência, estabelecer uma governança de projeto sólida é essencial para uma implementação bem-sucedida. Ela ajudará a manter seu projeto no caminho certo e garantirá que quaisquer obstáculos sejam prontamente avaliados e resolvidos.

Quando surgem desafios em relação ao escopo, uma forte governança de projeto é o caminho essencial para manter o projeto no caminho certo e avaliar e mitigar os riscos durante toda a implementação.

Sabemos que a transformação digital é difícil. Não é uma questão de “se” haverá riscos no cronograma, no escopo ou no custo—é uma questão de “quando”. Alinhar suas equipes sobre como o projeto apoia a estratégia e a visão mais amplas da empresa ajudará a preparar o projeto para o futuro.

Esses são alguns dos caminhos essenciais para facilitar suas implementações—os caminhos fundamentais que lhe permitem começar com o pé direito.

Para obter ajuda com sua visão estratégica e roadmap tecnológico ou com o sucesso da implementação do projeto, estamos à sua disposição. O grupo de Estratégia Digital da OSF tem décadas de experiência prática em liderança e transformação de negócios digitais para ajudar você a fazer um lançamento bem-sucedido.

Estamos aqui para pensar em tudo para que você não precise.