La mise en œuvre d'une nouvelle technologie est difficile pour tout le monde. Qu'il s'agisse d'une petite équipe aux ressources limitées ou d'une équipe complète, c'est un processus perturbateur, complexe et qui prend du temps. Les leaders du numérique doivent trouver un équilibre entre les besoins du projet et les exigences permanentes de la gestion d'une entreprise. Les difficultés liées à l'alignement interfonctionnel, à l'état de préparation de l'organisation et à l'évolution des priorités de l'entreprise peuvent mettre à mal les plans de projet les plus méticuleux, en ajoutant des risques au niveau de la portée, du calendrier et des coûts.
En réalité, les entreprises sont plutôt dynamiques mais soumises à une myriade de facteurs qui influent sur les priorités et le financement. Au cours du cycle de vie d'un projet complexe, il est tout à fait naturel que les parties prenantes souhaitent réajuster les stratégies et les tactiques pour s'adapter aux nouvelles priorités. En tant que partenaire de transformation numérique de certaines des meilleures entreprises du monde, nous avons élaboré un plan stratégique à mettre en place avant de lancer un projet majeur. Ces étapes aident nos clients à gérer les besoins de l'entreprise et à lancer des projets complexes avec succès.
4 étapes clés pour assurer la pérennité de vos plans de projet
La meilleure façon d'assurer la pérennité de votre plan de projet est de veiller à ce que votre feuille de route technologique s'aligne sur la vision et la stratégie à long terme de votre entreprise et de vous assurer de l'alignement solide des parties prenantes. Avant de lancer un projet complexe, déterminez sa place dans la stratégie globale de votre entreprise.
- Établir un alignement interfonctionnel sur la vision à long terme. L'objectif de ces conversations, ou ateliers, est d'articuler les concepts de haut niveau de ce que vous voulez être en tant qu'entreprise - ce que vous voulez faire, comment vous voulez vous montrer à vos clients, et ce que vous voulez accomplir en tant qu'entreprise.
- Établir des priorités et aligner les objectifs de l'entreprise. Il s'agit d'examiner l'état actuel, l'état futur et l'état futur. Vous aurez besoin de la présence de vos partenaires commerciaux et technologiques dans la salle.
- Créez une feuille de route technologique pour mettre en œuvre votre stratégie d'entreprise. Cela aidera vos équipes à comprendre les éléments facilitateurs qui doivent être mis en place pour exécuter la stratégie avec succès. À ce stade, il peut être nécessaire de modifier les priorités. Par exemple, si un client souhaite lancer un programme de fidélisation mais dispose de données disparates dans plusieurs systèmes, il n'obtiendra probablement pas ce qu'il attend d'un programme de fidélisation s'il ne met pas d'abord en place une solution de données. Dans ce cas, une réorientation de la feuille de route technologique permet à l'entreprise de tirer le meilleur parti de la mise en œuvre de son programme de fidélisation.
- Définir et documenter les principales exigences de l'entreprise. Il s'agit d'un élément essentiel pour s'assurer que les parties prenantes savent ce qui sera livré au cours de la phase d'exécution. Si ces exigences sont clairement définies et bien documentées, vous éviterez les surprises, les déceptions et les frustrations à un stade ultérieur du projet. En documentant les exigences , vous identifierez également les lacunes de votre plan ou les décisions qui doivent être prises, ce qui déclenchera d'emblée des discussions importantes et un alignement.
En commençant votre projet de cette manière, vous créez une base solide en définissant clairement une étoile du nord pour aligner les parties prenantes de votre entreprise ET un chemin réaliste pour y parvenir.
Pendant la mise en œuvre : Gestion du champ d'application
L'un des défis auxquels les entreprises sont confrontées au cours de la phase d'exécution est la gestion de la portée du projet. Malgré un alignement précoce sur la vision, les priorités et le champ d'application, les parties prenantes auront de nouvelles demandes et exigences lorsque les performances de l'entreprise ou du marché changeront.
Quelques défis courants qui se posent lors de la mise en œuvre :
- Les parties prenantes ont plus de recul et commencent à remettre en question le champ d'application et les caractéristiques tels qu'ils ont été rédigés.
- Les défis commerciaux entraînent des demandes d'ajout d'exigences ou d'améliorations par rapport au champ d'application initial.
- Les parties prenantes constatent des limites dans le champ d'application existant et souhaitent y remédier en ajoutant des exigences supplémentaires pour englober de nouvelles idées ou de nouveaux besoins commerciaux.
Si votre chef de projet prend en compte des demandes de changement importantes ou de nouvelles exigences, le calendrier et les coûts monteront en flèche. Et si le calendrier est retardé, le cycle peut recommencer.
Vos gestionnaires de programme et de projet doivent travailler en étroite collaboration avec la direction du projet pour évaluer ces nouvelles demandes et déterminer ce qui doit être incorporé sans avoir d'incidence sur les délais ou les coûts du projet. C'est là que la direction du projet devient essentielle.
Alors, comment éviter que votre projet ne déraille ?
Mettre en place une gouvernance de projet
- Steerco et processus de gouvernance : Nous encourageons les clients à définir des rôles clés, un rythme de réunion du steerco et des processus pour s'assurer que les parties prenantes sont alignées sur les décisions, les risques et les priorités tout au long du projet. Le steerco se réunira régulièrement et travaillera ensemble pour atténuer les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent, pour identifier les décisions qui doivent être prises et pour résoudre les problèmes qui méritent d'être examinés plus en détail.
- Préparer l'organisation au changement. Nous recommandons d'inclure la gestion du changement dès le début du projet afin de s'assurer que les équipes sont prêtes pour le changement à venir et qu'elles connaissent leur rôle dans la réussite du projet. Cela permettra également d'identifier les processus qui doivent être définis pour un lancement en douceur et la réussite de l'après-projet. Ce travail permet à votre équipe d'éviter les surprises et les frustrations en fin de projet.
D'après notre expérience, la mise en place d'une gouvernance de projet solide fait partie intégrante d'une mise en œuvre réussie. Elle permet de maintenir le projet sur la bonne voie et de s'assurer que les obstacles sont rapidement évalués et résolus.
Lorsque des difficultés surviennent au niveau du champ d'application, une gouvernance de projet solide constitue le chemin critique pour maintenir le projet sur la bonne voie et évaluer et atténuer les risques tout au long de la mise en œuvre.
Nous savons que la transformation numérique est difficile. La question n'est pas de savoir "si" il y aura des risques au niveau du calendrier, de la portée ou des coûts, mais "quand". L'alignement de vos équipes sur la manière dont le projet soutient la stratégie et la vision de l'entreprise dans son ensemble contribuera à assurer la pérennité de votre projet.
Il s'agit là de quelques-uns des chemins critiques pour faciliter vos mises en œuvre, des chemins fondamentaux qui vous permettront de démarrer sur les chapeaux de roue.
Si vous avez besoin d'aide pour votre vision stratégique, votre feuille de route technologique ou la réussite de la mise en œuvre d'un projet, nous sommes là pour vous. OSF Digital Strategy possède des dizaines d'années d'expérience pratique en matière de leadership et de transformation des entreprises numériques pour vous aider à réussir votre lancement.
Nous sommes là pour penser à tout, pour que vous n'ayez pas à le faire.
