Implementar una nueva tecnología es difícil para todos. Tanto si se trata de un equipo pequeño con recursos limitados como si se cuenta con todo el personal necesario, es un proceso perturbador, complejo y lento. Los líderes digitales deben equilibrar las necesidades del proyecto con las exigencias continuas de la gestión de una empresa. Los problemas de alineación interfuncional, preparación organizativa y cambios en las prioridades empresariales pueden echar por tierra los planes de proyecto más meticulosos, añadiendo riesgos al objetivo, los plazos y los costes.
La realidad es que las empresas son dinámicas y se rigen por un sinfín de factores que influyen en las prioridades y la financiación. A lo largo del ciclo de vida de un proyecto complejo, es natural que las partes interesadas deseen realizar cambios en las estrategias y tácticas para adaptarse a las nuevas prioridades. Como socio de transformación digital de algunas de las mejores empresas del mundo, hemos desarrollado un plan estratégico para poner en marcha antes de lanzar un proyecto importante. Estos pasos ayudan a nuestros clientes a gestionar las necesidades de la empresa y poner en marcha proyectos complejos con éxito.
4 pasos fundamentales para garantizar el futuro de tus planes de proyecto
La mejor manera de preparar el plan de tu proyecto para el futuro es asegurarte de que tu roadmap tecnológico se alinea con la visión y estrategia a largo plazo de tu empresa y de que cuentas con una sólida coordinación de las partes interesadas. Antes de poner en marcha un proyecto complejo, determina qué lugar ocupa en la estrategia general de tu negocio.
- Establece una coordinación interfuncional sobre la visión a largo plazo. El propósito de estas conversaciones, o workshops, es articular los conceptos a gran escala de dónde se desea estar como empresa: qué se quiere hacer, cómo se quiere atender a los clientes y qué se quiere conseguir como negocio.
- Prioriza y alinea los objetivos del negocio. Se trata de ver el qué HACER AHORA, qué HACER DESPUÉS y el estado FUTURO. Necesitarás a las partes interesadas del negocio y de la tecnología en la sala.
- Crea un roadmap tecnológico para hacer posible tu estrategia de negocio. Esto ayudará a tus equipos a comprender los habilitadores que necesitan para ejecutar la estrategia con éxito. En esta fase, puede ser necesario cambiar las prioridades. Por ejemplo, si un cliente quiere lanzar un programa de fidelización pero tiene datos separados en varios sistemas, es probable que no obtenga lo que necesita de un programa de fidelización a menos que implemente primero una solución de datos. En este caso, un giro en el roadmap tecnológico ayuda a la empresa a sacar más partido de su programa de fidelización.
- Determina y documenta los requisitos empresariales esenciales. Esto es crucial para garantizar que las partes interesadas de la empresa sepan qué se va a ofrecer en la fase de ejecución. Si están claramente definidos y bien documentados, se evitarán más adelante sorpresas, decepciones y frustraciones en el proyecto. Al documentar los requisitos, también se identificarán lagunas en tu plan o decisiones que deben tomarse, lo que dará lugar a importantes debates y a una coordinación por adelantado.
Comenzar tu proyecto de esta manera crea una base sólida al definir un objetivo claro para alinear a las partes interesadas de tu negocio y un camino realista para llegar hasta allí.
Durante la implementación: gestión del alcance
Uno de los retos a los que se enfrentan las empresas durante la fase de ejecución es la gestión del alcance del proyecto. Aunque la visión, las prioridades y el alcance estén alineados desde el principio, las partes interesadas tendrán nuevas peticiones y requisitos cuando cambie el resultado de la empresa o el mercado.
Algunos de los problemas más comunes que surgen en las implementaciones son:
- Las partes interesadas tienen más perspectiva y empiezan a cuestionar el alcance y las características tal y como están escritas.
- Los retos de la empresa fomentan la petición de requisitos extra o mejoras del alcance original.
- Las partes interesadas ven limitaciones en el alcance existente y quieren remediarlo añadiendo más requisitos para abarcar nuevas ideas o necesidades.
Si tu gestor de proyectos admite solicitudes de cambio significativas o nuevos requisitos, el plazo y los costes se dispararán. Y con retrasos en los plazos, este ciclo podría repetirse.
Los gestores de programas y proyectos deben colaborar estrechamente con la dirección del proyecto para evaluar esas nuevas solicitudes y determinar qué debe incorporarse sin que ello afecte a los plazos o los costes del proyecto. Aquí es donde el liderazgo del proyecto se convierte en un factor crítico.
¿Entonces, cómo evitar que tu proyecto se descarrile?
Establece la gobernanza del proyecto
- Dirección y proceso de gobernanza. Recomendamos a los clientes que establezcan funciones básicas, una cadencia de reuniones del comité de dirección y procesos para garantizar que las partes interesadas estén de acuerdo con las decisiones, los riesgos y las prioridades del proyecto. El comité de dirección se reunirá periódicamente y colaborará para mitigar los problemas antes de que se agraven, identificar las decisiones que deben tomarse y solucionar los problemas que requieran una investigación más profunda.
- Prepara a la organización para el cambio. Recomendamos incluir la gestión del cambio desde el principio del proyecto para garantizar que los equipos estén preparados para el cambio que se avecina y conozcan su papel en el éxito del proyecto. También identificará los procesos que deben definirse para un lanzamiento sin problemas y el éxito posterior al proyecto. Esta labor ayudará a tu equipo a evitar sorpresas y frustraciones al final del camino.
Según nuestra experiencia, establecer una sólida supervisión del proyecto es esencial para el éxito de la implementación. Ayudará a mantener el proyecto en la senda correcta y garantizará que cualquier obstáculo se evalúe y resuelva con prontitud.
Sabemos que la transformación digital es difícil. No es cuestión de “si habrá riesgos” para el timing, el alcance o el coste, sino de "cuándo". Instruir a tus equipos sobre el modo en que el proyecto apoya la estrategia y la visión más amplias de tu empresa te ayudará a preparar el proyecto para el futuro.
Estas son algunas de las vías fundamentales para facilitar la implementación, las que te permitirán empezar con buen pie.
Si necesitas ayuda con tu visión estratégica y tu roadmap tecnológico o con la implementación de tu proyecto, estamos aquí para ti. El equipo de Strategy de OSF Digital cuenta con décadas de experiencia práctica en gestión y transformación de negocios digitales para que te lances de la manera más exitosa posible.
Estamos aquí para pensar en todo, para que no tengas que hacerlo tú.
