Digitale Transformation kann schwer sein - wir machen es einfacher

Die Einführung einer neuen Technologie ist für alle schwierig. Ganz gleich, ob dein Team klein ist und nur über begrenzte Ressourcen verfügt oder ob es voll besetzt ist - es ist störend, komplex und zeitaufwändig. Digitale Führungskräfte müssen die Anforderungen des Projekts mit den laufenden Anforderungen des Geschäftsbetriebs in Einklang bringen. Herausforderungen bei der funktionsübergreifenden Abstimmung, der organisatorischen Bereitschaft und Änderungen der geschäftlichen Prioritäten können die sorgfältigsten Projektpläne über den Haufen werfen und Risiken für Umfang, Zeitplan und Kosten mit sich bringen.

Die Realität ist, dass Unternehmen dynamisch sind und von einer Vielzahl von Faktoren beeinflusst werden, die sich auf Prioritäten und Finanzierung auswirken. Im Laufe eines komplexen Projektlebenszyklus ist es nur natürlich, dass deine Stakeholder ihre Strategien und Taktiken ändern wollen, um neuen Prioritäten gerecht zu werden. Als Partner für die digitale Transformation einiger der besten Unternehmen der Welt haben wir einen strategischen Plan entwickelt der vor dem Start eines Großprojekts umgesetzt werden sollte. Diese Schritte helfen unseren Kunden, die geschäftlichen Anforderungen zu bewältigen und komplexe Projekte erfolgreich zu starten.

4 wichtige Schritte, um deine Projektpläne zukunftssicher zu machen

Der beste Weg, um deinen Projektplan zukunftssicher zu machen, ist sicherzustellen, dass deine Technologie-Roadmap mit der langfristigen Vision und Strategie deines Unternehmens übereinstimmt und dass du eine solide Abstimmung mit den Interessengruppen hast. Bevor du ein komplexes Projekt in Angriff nimmst, solltest du herausfinden, wie es in deine allgemeine Unternehmensstrategie passt.

1. Eine bereichsübergreifende Abstimmung über die langfristige Vision herstellen. In diesen Gesprächen oder Workshops geht es darum, die Visionen zu formulieren, die du als Unternehmen erreichen willst - was du tun willst, wie du dich für deine Kunden einsetzen willst und was du als Unternehmen erreichen willst.
2. Prioritäten setzen und die Unternehmensziele abstimmen. Dabei geht es darum, den JETZT-, den NÄCHSTEN und den ZUKÜNFTIGEN Zustand zu betrachten. Du brauchst deine Geschäfts- und Technologieakteure im Raum.
3. Erstelle eine Technologie-Roadmap, um deine Geschäftsstrategie umzusetzen. Dies hilft deinen Teams zu verstehen, welche Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung der Strategie geschaffen werden müssen. In dieser Phase müssen sich die Prioritäten möglicherweise verschieben. Wenn ein Kunde beispielsweise ein Kundenbindungsprogramm einführen möchte, aber über uneinheitliche Daten in verschiedenen Systemen verfügt, wird er wahrscheinlich nicht das bekommen, was er von einem Kundenbindungsprogramm erwartet, wenn er nicht zuerst eine Datenlösung einführt. In diesem Fall hilft eine Änderung der Technologie-Roadmap dem Unternehmen, mehr aus der Einführung des Treueprogramms zu machen.
4. Definiere und dokumentiere die wichtigsten Geschäftsanforderungen. Das ist wichtig, damit deine Interessengruppen wissen, was in der Ausführungsphase geliefert werden soll. Wenn diese klar definiert und gut dokumentiert sind, vermeidest du Überraschungen, Enttäuschungen und Frustrationen im späteren Verlauf des Projekts. Wenn du die Anforderungen dokumentierst, erkennst du auch Lücken in deinem Plan oder Entscheidungen, die getroffen werden müssen, und kannst so wichtige Diskussionen und Abstimmungen im Vorfeld anstoßen.

Wenn du dein Projekt auf diese Weise beginnst, schaffst du eine solide Grundlage, indem du einen klaren Nordstern formulierst, an dem sich alle Beteiligten orientieren können, UND einen realistischen Weg, um dorthin zu gelangen.

Während der Umsetzung: Umfangsmanagement

Eine der Herausforderungen, mit denen Unternehmen in der Ausführungsphase zu kämpfen haben, ist das Management des Projektumfangs. Trotz der frühen Abstimmung über die Vision, die Prioritäten und den Umfang werden die Interessengruppen neue Wünsche und Anforderungen haben, wenn sich die Geschäfts- oder Marktentwicklung ändert.

Ein paar häufige Herausforderungen, die bei der Umsetzung auftreten:

• Die Stakeholder haben eine bessere Perspektive und beginnen, den Umfang und die Merkmale zu hinterfragen.
• Geschäftliche Herausforderungen führen dazu, dass zusätzliche Anforderungen oder Erweiterungen des ursprünglichen Umfangs gefordert werden.
• Die Stakeholder sehen die Grenzen des bestehenden Geltungsbereichs und wollen Abhilfe schaffen, indem sie zusätzliche Anforderungen hinzufügen, um neue Ideen oder Geschäftsanforderungen zu berücksichtigen.

Wenn dein Projektmanager erhebliche Änderungswünsche oder neue Anforderungen einbringt, werden der Zeitplan und die Kosten in die Höhe schnellen. Und bei Verzögerungen im Zeitplan kann sich dieser Kreislauf wiederholen.

Deine Programm- und Projektmanager müssen eng mit der Projektleitung zusammenarbeiten, um diese neuen Anforderungen zu bewerten und festzulegen, was berücksichtigt werden soll, ohne den Zeitplan oder die Kosten des Projekts zu beeinträchtigen. An dieser Stelle wird deine Projektleitung entscheidend.

Wie verhinderst du also, dass dein Projekt aus den Fugen gerät?

Projektsteuerung einrichten

1. Lenkung und Governance-Prozess: Wir empfehlen unseren Kunden, Schlüsselrollen, einen Sitzungsrhythmus für die Lenkungsgruppe und Prozesse festzulegen, um sicherzustellen, dass die Beteiligten während des gesamten Projekts bei Entscheidungen, Risiken und Prioritäten auf einer Linie liegen. Das Steuerungskomitee trifft sich regelmäßig und arbeitet zusammen, um Probleme zu entschärfen, bevor sie sich ausweiten, Entscheidungen zu treffen und Probleme zu lösen, die eine weitere Untersuchung erfordern.
2. Bereite die Organisation auf den Wandel vor. Wir empfehlen, das Veränderungsmanagement von Beginn des Projekts an einzubeziehen, um sicherzustellen, dass die Teams auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereitet sind und ihre Rolle für den Projekterfolg kennen. Dabei werden auch Prozesse identifiziert, die für einen reibungslosen Start und Erfolg nach dem Projekt definiert werden müssen. Diese Arbeit hilft deinem Team, Überraschungen und Frustration zu einem späten Zeitpunkt im Projekt zu vermeiden.

Unserer Erfahrung nach ist die Einrichtung einer starken Projektsteuerung ein wesentlicher Faktor für eine erfolgreiche Umsetzung. Sie hilft dir, dein Projekt auf Kurs zu halten, und stellt sicher, dass alle Hindernisse sofort bewertet und beseitigt werden.

Wenn der Projektumfang nicht eingehalten werden kann, ist eine starke Projektsteuerung der entscheidende Weg, um das Projekt auf Kurs zu halten und die Risiken während der Umsetzung zu bewerten und zu mindern.

Wir wissen, dass die digitale Transformation schwierig ist. Es geht nicht darum, ob es Risiken in Bezug auf den Zeitplan, den Umfang oder die Kosten gibt - es geht um das "Wann". Wenn du deine Teams darauf abstimmst, wie das Projekt deine allgemeine Unternehmensstrategie und -vision unterstützt, ist dein Projekt zukunftssicher.

Dies sind einige der entscheidenden Wege, um deine Umsetzung zu erleichtern - die grundlegenden Wege, die dir einen guten Start ermöglichen.

Wir sind für dich da, wenn du Hilfe bei deiner strategischen Vision, deiner Technologie-Roadmap oder deiner erfolgreichen Projektumsetzung brauchst. Die OSF Digital Strategy Group verfügt über jahrzehntelange praktische Erfahrung in der Führung digitaler Unternehmen und in der Transformation, um dich bei deinem erfolgreichen Start zu unterstützen.

Wir sind hier, um an alles zu denken, damit du es nicht tun musst.